專案管理經理的人際經營學

Written by 雲端互動專案管理經理 Ben Kuo

當提及“PM”,大家通常會直接想到「專案管理經理」 (Project Manager),或是「產品管理經理」 (Product Manager)。儘管這兩種解釋皆是 “PM” ,但對我而言,“PM” 更像是團隊中的「人際協調管理者」(People Manager)。無論哪一種管理,「人」始終是最不能被忽視的重要因素。作為一個PM,熟悉並靈活運用管理的手法,將能讓使得專案進行的更順利。在此篇文章中,我將分享一些我在領導專案過程中所運用到的管理秘訣,並分享我在雲端互動領導專案經驗裡學習到的四大促進團隊氣氛的秘訣。

在我的職業生涯中,曾在不同的國家工作過,並曾在小至新創公司大至跨國企業等不同規模與類型的公司任職,也因此擁有許多跨國合作的多元專案管理經驗。從這些經驗中我發現,為使專案行進順利,以下四點是使專案管理經理成為成功的「人際協調管理者」的重要秘訣:

1. 成為誠心的聆聽者

你以為安靜的聽且不打斷的吸收所有資訊就足以成為一位好的聆聽者嗎? 事實上,一位誠心的聆聽者,除了在對話內收取有效的資訊,更會接續精準的提問。而如何知道這是有效的提問呢?可以透過對方解釋時的神情判斷,若在解釋的過程中帶入更多資訊時,你便會知道這是有效益的問答與對談。

當你仔細聽取資訊的當下,大腦事實上正在同時思考著緊接的延伸問題。如此一來非但能從對話中獲取所需的資訊,也能避免讓對話者認為被浪費了自己的時間。一位誠心的聆聽者需要了解說話者的需求及問題,而身為一位PM,掌握利益相關者的需求及問題更是基本。透過這樣的互動在對話中獲取信任,日後對方自然而然會願意透露出更多的訊息。放眼在專案開發的過程中,憑藉著這份信任感及尊重,日後的討論都能更具有效益。

2. 具有設身處地的同理心

PM 在團隊中常扮演一名領導者,而一位成功的領導者,就需要有同理心的管理思維。許多人常常只專注在完成目標,但卻在過程中忽略了旁人的感受,而淪為失敗的管理者。因此,一位合格的PM 應了解團隊中各成員所面臨的挑戰,並且一同尋找合適的解決方案。如此一來,就算一時找不到解決方法,PM 也可以用同理的態度,協助緩和負面情緒,並重新找到有效溝通的連結。

而該如何增進同理心呢?落實的第一步,便是成為一位好的傾聽者。一旦你全心全意地投入傾聽,且連結自身的相關經驗,與對方的情緒產生同理、同時又不受到影響,才是真正進入對方的內心,也能與對方產生特殊的連結。當然,PM 除了「聽」見對方的問題,更需要進一步思考 — — 我能怎麼協助解決? 無論是調整任務的優先順序,或者調配資源,PM 與對方一同討論解決方案的同時,更能顯現團隊合作,想要一起解決的精神。

3. 給予激勵他人的認同讚美

人都喜歡被讚美,而領導者的讚美更是能夠激發團隊潛能,進而提升整體價值。PM 應該要針對不同的利益相關者,在對的時間點,給予適當的讚美。而何謂適當的讚美呢? 過多的讚美顯得華而不實,但在團隊前,公開肯定成員的工作內容細項如「你的提議能讓系統更流暢」等等,則更能建立團隊成員的自信心及認同感。

聰明的PM 亦不會吝於稱讚客戶,尤其在客戶的主管面前讚揚客戶。這項舉動除了能促進兩方關係,也同時為未來需要對方的支援鋪路。

4. 傳達透明對等的資訊

更重要的是,PM 需對於資訊進行透明對等的傳達。上述所提及的技巧皆偏向更深入了解他人,但別忘了,讓他人了解PM 的工作也至關重要。身為團隊裡的管理者,我們同時身負不同面向的壓力及責任,但這並非整個團隊皆能看見並理解,因此建立平等的雙向溝通,讓團隊了解你的難處也非常重要。而在透過上述前三項技巧與團隊建立信任感的基礎之下,成員們在此時也將更加願意理解你的處境。

團隊裡的任何一員都不應該獨自面對問題,PM 也不例外。因此,當團隊裡的成員都同步理解問題,大家便能共同解決問題。PM 的職責包含打造一個舒服的團隊文化,使每個成員都能夠願意表達彼此的問題與感受; 而非製造一個高壓的工作環境,讓每個人都神經緊張。在良好的團隊文化下,團隊合作將更有效率,並能提高團隊的整體生產力。

靈活運用這四項技巧帶領團隊並非一蹴可幾,但只要堅持下去,必定會帶來的豐厚收穫。每個PM 都有自己管理的風格及一套方法,只要掌握核心原則,必能促使專案管理更有效率。我保證,這四項秘訣絕對能成為你帶領團隊的秘密武器。

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